International logistics and transport professional body the Chartered Institute of Logistics and Transport: South Africa (CILTSA) celebrated another milestone, with the recent graduation of its second Candidacy Programme for women, funded by the Transport Education and Training Authority (TETA). Thirteen ladies graduated with the International Diploma in Logistics and Transport and the prestigious, globally-recognised “MILT” designation. The following ladies successfully completed the intense programme: Molly Baloyi – Transport Manager: Poseidon Logistics Abigail Graaff – Operations Supervisor: Imperial Logistics – Cape Town branch Khothatso Ngwenya – Global Key Account Support Executive: DHL Express Regional Office Sekao Magodiele – Customer Experience Manager: Parcelninja Mpho Mbuli – Ocean Freight Controller: Senator International Mpho Sylvia Keitumetse Molaolwe – Key Account Co-ordinator: Samsung Electronics Martina Mothapo – Senior Finance Manager / Projects Chief Financial Officer: Energy Infrastructure Management Services (EIMS) Lerato Mudzielwana – SCM Traffic Analyst: Ford Motor Company Busisiwe Nkosi …

Family-owned businesses make up a significant portion of all businesses registered and operating in South Africa. In fact, family-owned businesses are today recognised as vital participants in, and contributors to, the country’s economy. Unlike other businesses, family-owned businesses face their own set of unique challenges. As families and family-owned businesses develop and grow, personal relationships between family members often start to become more complex, more difficult and in some cases, more fragmented. As a result of these dynamics, fewer than half of all family-owned businesses are able to survive a generational change in ownership, and a very small percentage prove sustainable beyond the third generation. According to Michelle Geraghty, Business Development Head at FNB Business Advisory, the majority of family-owned businesses fail by not planning for succession and other events including family conflicts, divorce and transition of leadership. However, Geraghty argues that does not need to be the case, and that a family-owned business has the potential to go from strength to strength through generations, provided that appropriate governance frameworks to manage the family dynamic are adopted and agreed to by all the family members. “A family business constitution is the ideal way of managing the family dynamic within a business and ensuring that relationships are protected while the best interests of the business are advanced,” says Geraghty. She describes a family constitution as a written document that exists alongside and must be aligned with the other business governance frameworks, such as a shareholder agreement or memorandum of incorporation, as it sets out the rights, values, responsibilities and rules that apply to all family members as stakeholders of the business whether active or passive. Geraghty explains, “that a family business constitution does not need to be complicated and can be tailored to the evolving requirements of the family-owned business as the family grows and new spouses, partners and generations are added.” Geraghty advises family-owned businesses to introduce a family constitution as early as possible, when the family and business structure are as uncomplicated as possible, and decisions regarding the guidelines or rules to be included in the framework can be made objectively. But she points out that a constitution can be established at any point in a business’ history and doing so can avoid significant conflict down the line. “In our experience at FNB, while some of the decisions that need to be made when setting up a constitution can be uncomfortable, especially for a long-standing business, the relatively minor pain of making those choices now pales in comparison to the potentially massive, and possibly business destroying, conflict that a family constitution can help prevent in the future,” says Geraghty. Geraghty adds that conflict avoidance is not the only reason for, or benefit of, a family business constitution. “In addition to setting out plans and structures to deal with situations that could arise during the course of business, the family constitution can be a highly effective recruitment, remuneration, compensation, retirement and succession planning vehicle, and it is an excellent way of maintaining certainty within the business in the event of a family event or tragedy, like the severe illness, injury, divorce or even death of a family member who is a shareholder.”

By Nkululeko Nombika, Business Operations Director, Sage Africa, Middle East and Australia-Pacific   You have probably experienced the feeling of being ‘in the zone’. Perhaps it comes to you when you’re running, working on a piece of art or getting engrossed in the analysis of a spreadsheet. You get into a flow and only realise it when you lose your sense of time. Difficult things become effortless, you’re performing at your best, and every action and decision flows seamlessly from the last. Your business, too, can find this sort of flow. It’s a state where your team is empowered to achieve peak performance, and your business benefits from higher output and quality. Good business flow describes a company’s ability to consistently and steadily provide value to its customers. Flow is disrupted when everyone appears busy, but nothing is getting done. Business flow comes from building a talented team that collaborates effectively. But even if your business only hires the best, impediments like manual processes, disjointed systems, and multiple data sources can create anxiety and frustration in your teams. Getting your process and data flow right will facilitate team fluidity and take performance to the next level. Process flow Streamlining and automating processes within your business is one of the best ways to achieve flow. By using cloud technology, you can connect your people to one another and to their work to get things done faster. Business process automation (BPA) removes manual, repetitive processes and gives time back to your people so they can work on higher-value tasks. For example, instead of your team sending emails back and forth or having to follow up with their managers for approvals, BPA pushes documents and approvals through a workflow, notifying and reminding people when their input is needed. Cloud solutions capture and track every action, providing valuable, auditable data that you can use to identify issues and make informed decisions – any time, anywhere. Integrating processes also dramatically improve team productivity, frees them up to focus on more important tasks, and enables the entire business to flow forward seamlessly. Data flow A well-organised information flow can reduce costs, improve customer service, and make processes more efficient. Yet sharing information between the multiple systems in most businesses is challenging, often requiring the information to be entered multiple times in different ways, duplicating efforts, and increasing the risk of error. Monitoring data streams, opening up silos, and removing barriers unlocks competitive advantages and drives innovation by sharing ideas and information, transferring knowledge, and supporting collaboration. The challenge comes when making data available throughout business flows and functions without comprising security or compliance. That’s where cloud financial, HR, payroll and ERP systems come into play. They not only remove barriers to sharing information but also provide the ability to control access and maintain an audit trail for integrated, automated reporting. A modern cloud platform can give your business a single, real-time view of manufacturing, supply chain, CRM, HR, and warehouse management. Moreover, the ability to customise workflows reduces risk and improves the employee experience by reducing errors caused by insufficient or incorrect information. High-level planning and decision-making also become faster and easier. That’s because each person can access the data they need to inform their job. Don’t lose the flow When your organisation is not optimised for flow, work gets passed between busy team members who are exhausted from the effects of context switching, excessive meetings, rework, and an inability to focus. This has a significant impact on both quality and speed of delivery. Automating repetitive, low value activities can free your team’s time to focus on what matters, helping them to find their flow and enabling your business to thrive.